Partner & Mietanfragen

Zweck {#zweck}

Zusammenarbeit zwischen EVISYS-Mandanten: Inventar und optional Live-Verfügbarkeit teilen sowie Mietanfragen mit klarem Entwurf-/Sende-Workflow stellen.

Navigation: Organisation → Partner → /app/organization/partners

Berechtigungen: organization.settings (Partner koppeln), logistics.shop (Partner-Material buchen), orders.create (eingehende Anfragen annehmen)

Partner koppeln: Inventar und Live-Verfügbarkeit getrennt freigeben {#partner-koppeln-inventar-und-live-verfügbarkeit-getrennt-freigeben}

Zwei Mandanten können eine Inventar-Kopplung aktivieren. Dabei gibt es zwei unabhängige Freigabe-Ebenen, jeweils pro Richtung einstellbar:

• Inventar teilen — der Partner erscheint als Quelle im Material-Shop (Katalog sichtbar)
• Live-Verfügbarkeit teilen (optional, standardmäßig aus) — zusätzlich sieht der Partner echte Bestandszahlen/Ampeln statt nur des Katalogs

1. Organisation → Partner
2. Partner-Code eingeben, Freigaben für Inventar und optional Live-Verfügbarkeit auswählen, Anfrage senden
3. Partner bestätigt die Kopplung auf seiner Seite
4. Unter Aktive Kopplungen lassen sich beide Freigaben pro Partner jederzeit einzeln umschalten

Wichtig: Live-Verfügbarkeit ohne Inventar-Freigabe ist nicht möglich — wird die Inventar-Freigabe deaktiviert, schaltet sich die Verfügbarkeits-Freigabe automatisch mit ab. Ohne freigegebene Verfügbarkeit sieht der Partner im Shop nur den Katalog, keine Bestandszahlen — die eigentliche Verfügbarkeit wird trotzdem beim Senden der Anfrage geprüft.

Ausgehende Mietanfrage (du fragst an) {#ausgehende-mietanfrage-du-fragst-an}

Der Ablauf ist zweistufig: erst buchen (lokaler Entwurf, Partner wird nicht benachrichtigt), dann bewusst senden.

1. Auftrag öffnen → Technik buchen → Tab Partner
2. Material des Partners buchen — landet automatisch in einem Entwurf der Mietanfrage für diesen Partner und Auftrag
3. Auftrag → Tab Logistik → Abschnitt Mietanfragen → im Entwurf Mietzeitraum (von–bis) festlegen, Lieferort wählen (Firmenadresse oder Auftragslocation) und optional eine Notiz ergänzen
4. Anfrage senden — jetzt erst wird der Partner benachrichtigt

Beim Lieferort entscheidest du, ob der Partner zur Firmenadresse oder direkt zur Auftragslocation liefern soll. Die Auftragslocation wird nur übermittelt, wenn du sie explizit wählst (und der Auftrag einen Ort hat).

Status ausgehend {#status-ausgehend}

Verfolgung: Auftrag → Tab Logistik → Mietanfragen zu diesem Auftrag · von mir

Bei einem Gegenvorschlag siehst du den alten und neuen Zeitraum sowie die Notiz des Partners direkt im Panel. Übernimmst du den Vorschlag, geht die Anfrage wieder auf Gesendet mit den neuen Werten; lehnst du ab, wird der Entwurf zur Überarbeitung wieder geöffnet.

Auftragszeitraum ändert sich nach dem Senden {#auftragszeitraum-ändert-sich-nach-dem-senden}

Wenn du den Mietzeitraum des Auftrags änderst, nachdem eine Mietanfrage bereits gesendet oder angenommen wurde, erscheint unter Logistik eine Warnung: Zeitraum Auftrag ≠ Zeitraum Anfrage.

Dann hast du zwei Optionen:

1. Neuen Zeitraum anfragen — übernimmt den aktuellen Auftrags-Mietzeitraum.
   • Noch nicht angenommen: Zeitraum der Anfrage wird aktualisiert, Partner wird benachrichtigt.
   • Bereits angenommen: Partner sieht alten und neuen Zeitraum und muss die Änderung annehmen (verfügbarkeitsgeprüft) oder ablehnen. Dein Partner-Auftrag auf seiner Seite wird erst bei Annahme angepasst.
2. Anfrage stornieren & Positionen entfernen — die Mietanfrage wird storniert, Partner-Positionen verschwinden aus deinem Auftrag, der Partner wird deutlich benachrichtigt. Sein eigener Auftrag und blockiertes Equipment bleiben unverändert — er räumt selbst auf.

Storno nach Annahme {#storno-nach-annahme}

Auch ohne Datumsänderung kannst du eine angenommene Anfrage stornieren. Der Partner erhält eine Absage-Benachrichtigung und sieht einen Hinweis an Anfrage und Auftrag; sein Dryhire-Auftrag wird nicht automatisch gelöscht oder freigegeben.

Eingehende Mietanfrage (Partner fragt dich) {#eingehende-mietanfrage-partner-fragt-dich}

Alle eingehenden Anfragen laufen über eine eigene Inbox, nicht mehr nur über den Kanban:

1. Hauptnavigation → Mietanfragen (/app/rental-requests, mit Badge für offene Anfragen) — oder Kurzübersicht auf Aufträge
2. Anfrage öffnen — Detailseite zeigt Partnername, gewünschten Zeitraum, Lieferort (Firmenadresse oder übermittelte Auftragslocation) und angefragte Positionen
3. Für jede Position und insgesamt eine Verfügbarkeits-Ampel (verfügbar / teilweise / nicht verfügbar), live berechnet
4. Aktionen je nach Lage:
   • Annehmen & Auftrag erstellen — wenn alles verfügbar ist; legt direkt einen Auftrag an und blockt das Equipment. Kunde und Ort der anfragenden Firma werden automatisch gesetzt (einmalig angelegt, falls noch nicht vorhanden); der Mietzeitraum wird als Auftrags-Zeitfenster übernommen.
   • Verfügbare annehmen — Teilannahme: nur die ausgewählten/verfügbaren Positionen fließen in den Auftrag, den Rest kannst du separat behandeln
   • Gegenvorschlag — anderer Zeitraum und/oder andere Mengen plus Begründung; optional „Auftrag automatisch anlegen, sobald der Partner bestätigt“
   • Ablehnen — Begründung ist Pflicht

Datenschutz: Auf der eingehenden Anfrage siehst du Partnername, Zeitraum, Lieferort (Firmenadresse oder vom Partner bewusst übermittelte Auftragslocation), Positionen und Verfügbarkeit — keine Endkundendaten und keine Referenz des ursprünglichen Kundenauftrags der anfragenden Firma.

Nach Annahme entsteht bei dir ein normaler Auftrag mit geblocktem Equipment — Rechnungsstellung, Packen und Reservierungen laufen wie bei jedem anderen Auftrag.

Fremdmiet ohne Partner-Kopplung {#fremdmiet-ohne-partner-kopplung}

Externer Verleih ohne EVISYS: manuelles Fremdinventar — siehe fremdmiet-zumiete-manuell-erfasst.

Crossloads {#crossloads}

Crossload = Übergabe von Equipment von Auftrag zu Auftrag innerhalb derselben Organisation, ohne klassische Rücknahme ins Lager.

Navigation: Auftrag → /app/orders/:id/crossloads → Dieses Equipment weitergeben

Typischer Ablauf {#typischer-ablauf}

1. Dispo plant am Quellauftrag, was zum Zielauftrag weitergeht (auch Teilmengen und Cases)
2. Crew bestätigt die Ausgabe im Return-Screen (oder per Handheld/Scan)
3. Crew bestätigt den Empfang im Pack-Screen des Zielauftrags
4. Verfügbarkeit bleibt durchgehend belegt — Billing bleibt auftragsbasiert

Crossloads eignen sich für Tour-Ketten (Material geht von Event zu Event). Partner-/Mandanten-Übergaben laufen über Mietanfragen, nicht über Crossloads.

Berechtigungen {#berechtigungen}

orders.read oder logistics.pack — je nach Aktion.

PDF Fremdmiet-Anfrage {#pdf-fremdmiet-anfrage}

Bei Partner- oder manuellem Fremdinventar: PDF Fremdmiet-Anfrage aus Auftrag → Dokumente. Bei Partner-Mietanfragen nutzt das PDF den Zeitraum der Mietanfrage (nicht den gesamten Auftragszeitraum) und blendet Kundendaten, Veranstaltungsname, Einsatzort und Vor-Ort-Kontakt aus — siehe pdf-dokumente-am-auftrag.

Typische Fehler {#typische-fehler}

Stand: September 2026