Einleitung & Erste Schritte
Was ist EVISYS? {#was-ist-evisys}
EVISYS ist ein Rental Management System (RMS) für die Eventbranche. Du steuerst damit den kompletten Kreislauf: Aufträge anlegen und durch die Vertriebspipeline führen, Technik buchen, Logistik (Packen, Lieferung, Rücknahme), Inventar und Werkstatt, Kunden und Personal — alles in einem Mandanten (deiner Firma).
Das zentrale Geschäftsobjekt heißt Auftrag, nicht „Projekt“. Jeder Auftrag kann eine Veranstaltung, Kunden, Orte, Zeitfenster und gebuchtes Material enthalten.
Weitere Kapitel: Aufträge & Pipeline, Logistik, Inventar, Organisation & Rechte.
Anmeldung und Mandanten-URL {#anmeldung-und-mandanten-url}
Du erreichst deine Firma über die Mandanten-Adresse, z. B. https://deine-firma.lvh.me (in Produktion die von euch vergebene Subdomain). Setze ein Lesezeichen — das spart Zeit auf Tour.
Nach dem Login landest du auf dem Dashboard (/app). Details zur Anmeldung: Anmeldung & Konto.
Der Grundworkflow in sechs Schritten {#der-grundworkflow-in-sechs-schritten}
- Auftrag anlegen — Status startet als Anfrage
- Technik buchen — Material auf den Auftrag legen (Verfügbarkeit prüfen)
- Auftrag bestätigen und Logistik ggf. auf Zu packen setzen
- Packen — Packliste abarbeiten, ggf. scannen
- Auslieferung und später Rücknahme
- Abschluss, Abrechnung, Status Abgerechnet
Parallel kannst du Personal zuweisen und Dokumente (Angebot, Packliste, …) erzeugen.
Ausführlich: Aufträge & Pipeline, Technik buchen & Verfügbarkeit, Logistik, Finanzen & Dokumente.
Navigation (Sidebar) {#navigation-sidebar}
| Bereich | Funktion | Kapitel |
|---|---|---|
| Dashboard | Kennzahlen und Aufmerksamkeitspunkte | Dashboard & Navigation |
| Aufträge | Kanban-Pipeline aller Aufträge | Aufträge & Pipeline |
| Terminkalender | Zeiträume der Aufträge | Personal & Kalender |
| Logistik | Board: Packen, Lieferung, Rücknahme | Logistik |
| Inventar | Artikel, Einzelgeräte, Cases, Flexcases | Inventar |
| Werkstatt | Tickets, Prüfungen, Reparaturen | Werkstatt & Prüfungen |
| Kunden | Kunden und Veranstaltungsorte | Kunden & Orte |
| Personal | Crew-Stamm, Qualifikationen | Personal & Kalender |
| Statistiken | Reports und Kennzahlen | Reports & Suche |
| Organisation | Stammdaten, Benutzer, Rechte | Organisation & Rechte |
Oben rechts: Avatar-Menü mit Konto & Einstellungen, Benachrichtigungen und diesem Benutzerhandbuch (/docs).
Nicht jeder sieht alle Menüpunkte — das steuert der Mandanten-Admin unter Organisation → Benutzer.
Rollen (kurz) {#rollen-kurz}
| Rolle | Typische Aufgaben |
|---|---|
| Disposition / Vertrieb | Aufträge, Pipeline, Technik buchen, Kunden |
| Logistik | Logistik-Board, Packen, Lieferung, Rücknahme |
| Werkstatt | Werkstatt-Tickets, Prüfungen, Reparaturen |
| Administrator | Organisation, Rechte, Korrekturen |
| Crew-Leitung | Personal, Auftragszuweisungen |
Vollständige Rechte-Referenz: berechtigungs-referenz.
Erstkonfiguration (Admin) {#erstkonfiguration-admin}
Wenn du Administrator bist, richte vor dem Tagesgeschäft ein:
- Organisation → Stammdaten — Firma, Logo, PDF-Fußzeilen
- Organisation → Benutzer — Team einladen, Rollen vergeben
- Inventar — Artikel und Equipment anlegen oder importieren
- Optional: Zwei-Faktor-Authentifizierung in den Kontoeinstellungen, wenn der Mandant 2FA verlangt
Auf dem Dashboard erscheint für neue Nutzer der Kasten Erste Schritte in deinem Mandanten — kurzer Überblick mit Link zu diesem Handbuch.
Glossar {#glossar}
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Auftrag | Zentrales Geschäftsobjekt für ein Event / einen Job |
| OLE | Order-Line-Equipment — Zuweisung eines konkreten Stücks oder einer Menge zu einer Auftragsposition |
| Mengenartikel | Artikel ohne Seriennummer; Bestand als Anzahl |
| Einzelstück / getrackt | Equipment mit eindeutiger ID (z. B. EQ-…) |
| Case | Fester Koffer mit vordefiniertem Inhalt (Stückliste) |
| Flexcase | Variabler Koffer; Inhalt wird pro Auftrag zusammengestellt |
| Booking Set | Vorlage zum schnellen Buchen häufiger Artikelkombinationen |
| Mietanfrage | Anfrage an einen Partner-Mandanten für Fremdmaterial |
| Crossload | Übergabe von Equipment zwischen Aufträgen / Mandanten |
| Mandant | Deine Firma als isolierte Organisation in EVISYS |
Stand: Juli 2026 — maßgeblich ist die Oberfläche in der App.